Szerintem sokan vagyunk úgy vele, hogy elkezdünk filofaxot használni, rákapunk, minden szép és jól megy, aztán egyszer, x idő használat után valami félresiklik és onnantól csak szenvedünk és valamiért nem akar nekünk dolgozni a filofax… Hullámvölgy is lehet, de ahogy észrevettem akad pár alap dolog, amin ha változtatunk, akkor újra a filofax lesz értünk és könnyen bevethetjük mindennapjaink rendszerezésébe.

1) Nincs elég hely benne

Érdemes időről időre átnézni és az elavult lapokat archiválni (kidobni vagy archiválandókhoz rakni) Így már könnyen beférnek az új, most aktuális oldalak. 

2) Nincs (elég) pótlapod

Éppen lefirkantanál valamit -egy új listát, fontos infókat- de nem a filofaxodért nyúlsz, mert abban már egy darab üres lap sem maradt… Ezen könnyű segíteni -és érdemes az archiválás utánra tenni a pótlapokkal feltöltését. Ha lesz elég jegyzetelhető papír benne, megint szívesen fogod használni.

3) Változott az életed

Ha a mindennapjaidat és rutinodat érintő változás következik be, akkor érdemes átgondolni, miként hathat ez a filofax-használatodra: más kategóriák jönnének jól? Másként használnád a napi/heti/havi tervezőt? Ha átmeneti is a változás, de eltart egy darabig, hasznos ehhez igazítanod a filofaxodat, hogy az átmeneti időben is tudd használni. (Az éppen nem szükséges, de később kellő lapokat pedig tedd félre addig)

4) A méret a lényeg?

Úgy érzed, már nem elég nagy a filofaxod? Elgondolkozol, érdemes lenne-e nagyobbra váltanod? Próbálj először plusz oldalakat berakni: ha kevésnek érzed a napi tervező oldalakat, akkor esetleg ezen változtass. Netről is ki lehet nyomtatni ingyen filofax-oldalakat, próbáld ki, beválik-e más felosztású -nagyobb-kisebb, más rubrikás, stb- napi tervező. A zűrösebb napokra jól jön egy olyan tervező oldal, amin 1 nap 1 oldalon szerepel (vagy 1 nap 2 oldalon), így biztosan vefér minden információ. Lehet, elég ennyi, de ha mindegyik napod sűrű, akkor vagy érdemes lehet minden napra ilyen tervezőt rakni vagy azt átgondolni, nem lehet-e a napi tervezés egy részét külön vezetni? Kérdés, kézre (szemre) áll-e így? Nálam például mindig változik, a menüt az aznapi résznél vagy külön lapon tervezem-e meg. Ugyanígy a vásárlásokkal és egyéb elmenős tennivalókkal is. Jó lehet így is, úgy is -de nem biztos, hogy nagyobb filofaxba kell költöznöd csak ilyesmi miatt. Persze adódhat olyan helyzet is, amikor tényleg jobban jársz, ha egy mérettel nagyobb filofaxba költözöl -de a biztonság kedvéért először érdemes átvenni az alternatív, méreten belül maradó megoldásokat, amiket az előbb írtam. 

5) Kiegészítők

Olykor elég pár extrával felturbózni a filofaxodat. Van, amikor szükséges is ez, hogy átláthatóan tudd használni a filofaxodat: például egy gemkapcsos könyvjelző használata vagy ha még egy másik színű tollat is használsz a tervek írásakor. Máskor viszont a saját lelkednek teszel jót, ha színesebbé varázsolod a naptáradat: pár matrica, washi tape csík, bohókás post-it, stb csodákat tud művelni és feldobhatja a napodat ha csak rápillantasz (azért persze vigyázz velük, sok értékes helyet tudnak elfoglalni aztán bosszankodhatsz, hogy hova írd a tennivalókat…)

6) Hiba a programokkal

Lehet, nem is a filofaxozásban ütköztél akadályba, hanem a teenivalóidat rühelledd átmenetileg… Adódhatnak olyan életszakaszok, amikor ugyan tudod, mit kell megtenned kötelezően, de semmi kedved hozzá. Ha több ilyen is összejön, vagy tovább tart egy nagyobb nemszeretem feladat elvégzése, az kihathat a tennivalókat szervező és nyilvántartó rendszeredre, azaz a filofaxodra. Ekkor is jól jöhetnek a matricák és minden, ami -ha látszatra is- vidámabbá teszi a teendők listáját. Sokszor, ha nagyon sűrű a napom, tele sok utált feladattal, legszívesebben ki se nyitnám a filofaxomat… Persze ez nem lenne megoldás, hiszen a tennivalók nem oldódnának meg maguktól. Beválik ilyenkor még egy kis apró önjutalmazás beígérése magamnak: ha túl leszek ezen (a héten vagy feladaton), akkor megeszem egy sütit vagy elmegyek végre abba a boltba körülnézni, ahova már hetek óta tervezem…

7) Időhiány

Az is elkedvetleníthet, ha nincs elég időd rendesen használni a filofaxodat. Fontos ezt is beiktatni a többi tennivaló közé, hiszen magadnak és családodnak könnyíted meg a dolgokat, ha van időd fejben átgondolni és leírni, mit mikor kell megtenni, megvenni, elmenni, megcsinálni, stb. Sokszor utálom a filofaxom, mert nincs benne semmi rendes teendőlista, de hát én nem írtam be! Össze kell szedni, rászánni az időt és leírni normálisan, miket kell elintézni. Ilyenkor szokott az lenni -különösen, ha kapcsolódik  6)-hoz- hogy csak félkész listákkal rohangálok és próbálok ügyintézni, mondván a többi úgyis a fejemben van vagy nem annyira fontos úgysem… Aztán persze minden kimarad, ami a listáról is lemaradt és utólag meg dühöngök, miért nem szántam rá elég időt, hogy megtervezzem cselekvés előtt? Mehetek vissza a boltokba, láthatok neki újra a teendőknek és vesztegetem a saját időmet. Következetesnek kell lenni és ha nem tetszik, amiket össze kell írnod, keress egy kedves mintás papírt, hátha meghozza a kedved (vagy legalább ha utólag ránézel szebbnek látod a feladatokat, mint amilyenek…)

8) Túl sok

Ha túl sok mindent szeretnél egyszerre, az is negatívan kihathat naptárhasználatodra. Benne van a filofaxodban tényleg minden, ami az utóbbi és a következő időszakban fontos (volt)? Biztos, hogy minden kell? Lehet, túl sok és az agyad így tiltakozik a használat ellen. Pakolj ki mindent, ami éppen nem kell -ne dobd ki, csak tedd be a fiókba (egy mappáva, archívumba, stb. Hasonló, mint az 1), itt is az áttekintés & archiválás hozhatja el a megoldást számodra és filofaxodnak.

9) Túlzottan előre gondolkoznál

Amikor egy nagyobb feladat vagy fontosabb időszak előtt állunk, hajlamosak vagyunk kicsit rágörcsölni. Persze, csodás lenne minden leendő feladatot és problémát előre megoldani, de a legtöbb dolog lényege, hogy megvan az ideje… Iskolakezdés, költözés vagy várandósság alatt fordult főleg ilyen elő velem: tudtam, bonyolultabb lesz nemsokára az életünk és szerettem volna mindent megoldani előre. Nem ment, szinte csak kapálóztam és aztán élesben nem is segített, hogy szétapróztam a dolgokat. Ötleteket lehet gyűjteni, de kész megoldásokat egyelőre még csak nem is létező problémákra lehetetlen. Sokszor beleesem a csapdába, hogy elképzelem ez vagy az hogyan fog működni vagy miért nem működne majd, amikor elérek ahhoz a fontos változáshoz, aztán ha az valóban bekövetkezik, sokszor kiderül, nem is gond a régi felállás és simán működik továbbra is. Ilyen esetekben kicsit fogd vissza magad és tartalékolj energiát a változás utánra.

10) Nincs meg a megfelelő dizájn

Úgy érzed, nem találtad meg a neked való filofaxot vagy tervező lapokat vagy bármit, ami ahhoz kellene, hogy rendesen tudd használni. Ezért nem is használod, csak várod, hogy eljöjjön a Te időd. Rendben van ez így, kivéve, ha gondot okoz a mindennapokban, mert nincs hol tervezned. Nem kell rögtön megtalálni a tökéletest, lehet később jön szembe az a filofax abban a színben, mintában, stb, ami mindenképpen kell, vagy később jössz rá, melyik heti tervező is a neked való. Ha a hiányosságok és tökéletlenségek ellenére mégis beveted a filofaxodat arra az időre is -hiszen kell is a tervezésekhez-, nem fogod megbánni! Lehet, nem lesz a legjobb, de a semminél biztosan jobb lesz! Legalább a használat közben meglátod, pontosan milyen is lenne számodra a legmegfelelőbb verzió vagy kivitel.